Printen en kopiëren: is het gevaarlijk?

“Als we een ogenblik de notie vergeten van origineel document, blijft ons alleen de optie om de beveiligingsniveaus van een document te classificeren en hiërarchisch te rangschikken!”

Jos Dumortier, Katholieke Universiteit Leuven

“In onze informatiemaatschappij is de exacte vorm die informatie inneemt, of dit nu digitaal of analoog is, geen bepalend element. Het is belangrijker om te weten hoe u uw informatie en technologieën kunt gebruiken,” verklaart Jos Dumortier zonder aarzelen.

Als we er rekening mee houden dat de huidige wetten afkomstig zijn van de Code Napoléon en dat de juristen van het begin van de negentiende eeuw onze huidige digitale tools niet eens konden verzinnen, moeten we niet verbaasd zijn over de juridische vaagheid die deze kwestie tot een van de meest complexe maakt.

Volgens de Napoleontische code kan alleen één handgeschreven of met de hand getekend document bestempeld worden als ‘origineel’. Dat wil zeggen dat er vandaag bijna geen ‘originelen’ meer zijn op onze gouwe ouwe aarde. En dat vergroot het probleem.

De Wet stipuleert daarentegen dat documenten bewaard moeten worden. Omdat de politie, de administraties en de gerechtshoven, bijvoorbeeld, ze nodig kunnen hebben om hun werk te doen. Laten we een eenvoudig artikel nemen uit ons Burgerlijk Wetboek. “Hij die de uitvoering van een verbintenis vordert, moet het bestaan daarvan bewijzen. Omgekeerd moet hij die beweert bevrijd te zijn, het bewijs leveren van de betaling of van het feit dat het tenietgaan van zijn verbintenis heeft teweeggebracht.” (Art. 1315 Burgerlijk Wetboek). Bewijzen en bewijs leveren zijn twee werkwoorden die ons naar de duizelingwekkende afgrond leiden van een juridische leegte die niet normaal lijkt.
Het artikel 1334 CC brengt ons een tekst die onvoorstelbaar surrealistisch overkomt. “Wanneer de oorspronkelijke titel nog bestaat, leveren de afschriften alleen bewijs op van wat voorkomt in de titel, waarvan de vertoning altijd kan worden gevorderd.” En wat de Wet verstaat onder “titel” is eigenlijk “origineel”. Wat moeten we dan als er geen origineel is in de strikte zin van het woord? Wanneer er alleen een Word-document beschikbaar is? Daar zitten we bij de kern van het probleem.

Niet op te lossen? Jos Dumortier geeft enkele voorstellen die ons kunnen helpen bij moeilijke gevallen en die op zijn minst de wetgever zouden moeten inspireren. “Als we maar even de notie vergeten van origineel document, blijft er alleen nog de optie om de beveiligingsniveaus van een document te classificeren en hiërarchisch te rangschikken,” zegt hij. “Dit wil zeggen dat alles in het werk moet worden gesteld om te proberen bewijzen dat een document wel degelijk van de persoon komt die de auteur is, met zo weinig mogelijk risico’s op contentveranderingen na de tekstredactie.”

Er zijn voorbeelden genoeg. Zo is er de elektronische handtekening zoals sommige softwareproducten mogelijk maken. Dit gebeurt door het plaatsen van een beschrijvende fiche onder aan de tekst, een visual of een rekenblad. We vermelden hier dat de digitalisering van een handtekening ook wordt beschouwd als elektronische handtekening. We wijzen er ook op dat de geavanceerde elektronische handtekening – de handtekening die, door tussenkomende technologie, bewijst dat de handtekening alleen van de ondertekenaar komt, dat ze de identificatie van de ondertekenaar toelaat, dat ze werd gemaakt met middelen die de ondertekenaar onder zijn exclusieve controle houdt en dat ze verband houdt met gegevens waar ze over gaat, op zo’n manier dat iedere latere verandering van de gegevens opgespoord kan worden.
Een andere variant is de elektronische gekwalificeerde handtekening: de gevorderde elektronische handtekening, gecertificeerd door een officieel erkende instelling die een gekwalificeerd certificaat aflevert, zoals Certipost.

“Hoewel een elektronische handtekening een document kan vergelijken met een origineel in juridische termen, en kan helpen bij het bewijzen of rechtvaardigen, garandeert niks de authenticiteit van de content,” waarschuwt Jos Dumortier. “Omdat de content die voor de handtekening is aangebracht, vervalst kan zijn. En hoewel een document in PDF-formaat beter beveiligd lijkt dan een Word-document, is daar niets van waar! De juiste software en een beetje informaticakennis volstaan om de PDF om te zetten in Word en het daarna weer in PDF-formaat om te zetten. Vandaag kan je de content alleen beveiligen via hashing, cryptografie en certificatie (*).”

Het bewaren van documenten uit verplichting of gebruiksgemak krijgt ook een nieuwe dimensie als het om elektronische documenten gaat. En omdat dematerialisatie in de mode is, creëren we problemen waar er geen zijn!”

“Je moet de authenticiteit en de integriteit garanderen op een manier die bijvoorbeeld acceptabel is voor de autoriteiten, de openbare besturen en de commerciële partners, adviseert Jos Dumortier. “Proberen bewijzen dat elektronisch gearchiveerde documenten niet werden veranderd is niet eenvoudig. Daarom is het zo belangrijk om te garanderen dat de archiveringsprocessen kunnen worden achterhaald. De normen ISO 14721, MOREQ en andere zoals AFNOR NFZ42-013 kunnen in dit geval handig zijn.”

We kunnen alleen maar hopen dat de wetgever snel orde zal scheppen in deze zaak, die het leven van de uitvoerders van goed beheer en goede praktijken niet makkelijk maakt. Waarop Jos Dumortier een voorontwerp van een wet vermeldt over dienstenleveranciers van archivering en een voorstel tot wetswijziging van het Burgerlijk Wetboek dat ervan uitging dat “een kopie het equivalent is van een origineel als het op een betrouwbare manier werd geproduceerd.”

Ondertussen is het dus aan leveranciers van printmateriaal en –software, van digitalisering en archivering, om de markt oplossingen voor te stellen die compatibel zijn met de wetten en de beschikbare wettelijke aanbevelingen.

Als besluit herhaalt Jos Dumortier dat de classificatie en de hiërarchische rangschikking van de beveiligingsmiddelen van documenten en hun digitale archivering op dit moment de enige reddingsboei zijn die wordt aangeboden aan wie zaken moet bewijzen of rechtvaardigen. Het is een van de bekommernissen van Canon die probeert om productie- en archiveringsprocessen van documenten voor te stellen die afgestemd zijn op de geldende wetten en de “best practices”.

Deze aanpak is misschien fragiel, maar zou de ongeruste zielen moeten geruststellen die middelen zoeken om minstens hun goede wil en integriteit in deze zaak te bewijzen.

(*)
- hashing is het hashalgoritme gebaseerd op de bitstream van het elektronische document. Een code (hashcode) kan worden berekend zodat hij wordt gebruikt als een vingerafdruk van het document;
- cryptografie is het coderen van hashcode met een privésleutel op zo’n manier dat het resultaat alleen gedecodeerd kan worden met de complementaire openbare sleutel;
- de certificatie wordt geleverd door een instantie die verklaart dat de complementaire openbare sleutel behoort aan de persoon die de privésleutel bezit.